我们会发现一个问题:ERP标准设置是在开票时确认销售收入,而在交货时结转销售成本。系统本身是不保证收入和成本配比的,这主要是因为两者各有支持的原始凭证(发票和出库单)。对于这个问题我们认为:除非是行业特殊性造成的原因,收入和成本的配比,主要应当从流程的角度通过控制开票和交货的时机来解决,比较理想的状态是开票直接指向交货,交货后即时开票或者定期(每天或至少月底)开票。我国的增值税法也要求企业在销售交货之后应当及时开具增值税专用发票。
但是,在有些情况下企业由于种种原因无法实现这种流程上的匹配,就需要一些别的功能和手段来实现这种匹配:<1>在期末执行收入确认程序调整收入。当使用这种方法时,开票时,系统不直接确认销售收入,而是计入递延收入科目:借:应收帐款-客户明细 贷:递延收入 贷:应交税金-增值税-销项(如果是服务业,则没有税金行)。当期末执行收入确认程序时,系统根据预先设定的规则确定当期应确认的收入,做分录如下:借:递延收入 贷:主营业务收入 。具体的规则可以是根据实际交货或确认的服务,也可以是根据期间分配收入(如长期合同的收入)。<2>类似的处理是在交货时不结转成本,而是先计入递延成本,当实际开票时将递延成本确认为产品销售成本。<3>对于客户项目来说,收入和成本是通过项目定期的结果分析计算出来的,而不是开票以及成本的原始凭证决定的,两者之间的差额通过调整预提和存货等科目实现。关于项目管理和结果分析我们将在项目管理的相关章节中介绍。
其他还有一些方法,比如走寄售流程,或者建立客户虚拟库,但是这些方法一方面会增加操作的步骤和复杂程度,另一方面也曲解了业务本身,变成了为了会计处理而改变业务流程,有点得不偿失。
最后,仍然想重申的是:除非真正源自行业的特殊性,否则应尽量考虑从流程的角度解决这个问题。毕竟实施ERP的目的之一是简洁流畅清晰的企业运作,舍弃一些模糊混乱带来的“好处”是值得的。