销售开票的过程其实是在ERP系统中生成一帐开票凭证（Billing Documents）。发票，形式发票，红字发票和贷项凭证都是不同类型的开票凭证。我们通常提到的发票（如增值税专用发票或普通发票）是根据系统中的开票凭证套打出来的实物凭证。在下文中如果不特别指明实物发票，那“发票”都是指系统中保存的开票凭证。
ERP系统是集成的，而销售开票又是销售流程的最后一个环节。因此发票在系统中不是孤立的，它一般是参照先行的其他凭证（如销售定单或发货单）建立的，系统会根据一定的规则自动的复制这些先行凭证的信息，从而使得开票的过程尽可能得简单，也防止了错误的产生。