SAP 系统可以自动把分配了资源的请求转变成采购定单。
你可以在前台或后台完成这个功能。
在转变过程中，系统尝试尽可能把很多请求项目形成一个采购定单。通常，一个 PO 按每个采购组织，供应商和合同建立。
一台 PC 计算机， 一个打印机，和软件在一系列请求项目中要求采购。采购组织 A 有责任采购这些设备。系统确定供应商 Smith 的合同10 为资源，所有请求采购的项目包括在根据合同 10 产生的发布定单中。
当在后台进行处理时，通过进行适当的预先设置，你可以确保不同采购请求的项目被放到一个采购定单（就是说，每个供应商和接收工厂一个采购定单）。
如果系统不能完成所有项目的资源确定和进一步处理（就是说，缺少数据或缺乏唯一的供应商）， 它产身一个未处理项目清单，供你手工进行处理。
建议
如果你有一个维护得很好的系统，它能够自动地把大部分请求产生后续的凭证而不需要人工干预，建议使用自动处理过程。 成功地自动处理的前提条件 是 a）所有的项目都有资源可用 b）系统能够为请求的物料从一系列可能的资源中确定唯一的一个（就是说，基于资源清单， 分派的合格供应商，和配额安排）。
如果你只有很少的资源，可以使用手工处理方式。
前提条件
· 系统仅仅对物料和供应商都设置了自动采购定单 标志的情况才能自动产生请求的采购定单。
· 系统仅仅能对已经分配了唯一资源的请求产生采购定单。
操作
你在系统中有分配了资源的采购请求。
要自动地从这些请求产生采购定单，按下列步骤操作：
1． 选择 请求 ® 后续功能 ® 建立采购 定单 ® 自动 via 请求。 初始屏幕出现
2． 在屏幕的上方，输入你的组织的选择准则（例如，责任采购组织和工厂）。在屏幕的下方，输入请求的选择准则（例如，一个编号间隔，某个物料或者包括请求的一个日期间隔）。
3． 在屏幕的中部，指定为一个请求项目产生个别的采购定单。（例如，不同工厂的请求不被包括在一个采购定单中）
如果必要，设置标志 Omit faulty 项目。 （忽略有缺陷项目）
你也可以实验运行这个功能。要这样做，设置测试运行 标志。然后你就，例如，从请求清单中产生了多少采购定单。
如果你希望在后台完成这个功能和记录日志，设置 详细日志 标志。日志记录那些采购定单被产生了，那些有缺陷。它也记录每个有缺陷项目的错误来源。
（如果你在前台运行这个功能，在有关的缺陷项目上双击可以获得详细信息）
4． 通过下列菜单路径激活功能
– 程序 ® 执行，
– 程序 ® 执行 + 打印， 或
– 后台执行。
如果你在后台执行程序，在程序启动之前出现的对话框中指定和保存打印参数。
可能的错误情况和系统如何处理错误
本节介绍可能的错误情况和系统如何处理错误。
下列情况系统不能把请求转变成采购定单：
· 主数据 是有缺陷的或未完成的
例如：供应商被冻结或当前的 PO 价格是不可使用的。
· 缺少数据（例如，未知的帐目分配）
忽略缺陷项目
如果你已经指定了有缺陷被忽略，并且你有一个包括十个项目的请求，其中一个是有缺陷的，系统产生有九个项目的 PO 。PO 可以被传输（也许是自动的）给供应商。错误被记录到日志中，以后必须重新处理。
优点：
重新处理工作量最小（你只要重新处理一个项目）。
缺点：
逻辑上集合在一起的项目被分解到不同的 Po（PO 1： PC， PO 2 软件）。还有与供应商额外的通讯。
不允许忽略有缺陷项目
如果你指定不允许忽略有缺陷项目，系统将完全不建立采购定单。
优点：
逻辑上集合在一起的项目仍然在一个 PO 中处理。（PO 1 有两个项目： 项目1 是 PC 计算机， 项目2 软件）。使每个定单价值最小的目标更加有效。与供应商的通讯最少。
缺点：
重新处理要花比较大的开销。
你必须重新处理所有十个项目。
手工重新处理
所有系统不能建立采购定单（就是说，没有唯一的资源和买主没有从一系列建议中进行选择）的请求被记录到日志。你必须首先给这些项目分配资源。然后进一步处理它们（就是说，建立有关的后续凭证）。