使用
你的系统管理员周期性地归档不活动的采购定单PO。归档的凭证被从数据库中移走。
采购信息记录的归档详细信息，参阅 归档应用数据 中的MM 物料管理。
PO 什么时候?
当采购定单的所有项目满足下列条件时，就变成不活动的：
· 项目已经作废
· 订购数量（或更多）已经被交货和提交发票
· “提交完成“标志已经被设置并且开发票的数量已经大于或等于订购数量
通过对系统进行适当设置，你可以指定如果属于最近的采购定单的采购信息记录列出了某些采购定单项目，这些采购定单是不能被归档的。（这就是说，要利用它们作为缺省的数据来源）
操作
采购定单在两个阶段进行归档：
1． 使无效： 所有采购定单的项目满足上述条件之一就进入无效（不活动的）状态。
2． 归档： 不活动的采购定单被从系统中删除，并被归档到一个独立的存储介质。
与处理其他采购凭证的方式一样，不活动的采购定单保留在系统中直到它们被你的系统管理员归档。采购定单的归档处理通过选择菜单 采购定单 ® 后续功能 ® 归档。
通过菜单路径 采购定单 ® 报告 ® 归档的采购凭证。
这个基于数据库的归档必须区别于利用可视的 SAP ArchiveLink 方式进行的文档归档。如果利用了 ArchiveLink ，并且完成了采购、采购定单中的 ArchiveLink 客户化和信息客户化工作，采购定单可以用可视的方式进行。你可以在SAP 文档显示通过菜单 环境 ® 显示原始的 看到归档的采购定单。
有关详细信息，参阅文档 SAP ArchiveLink - R/3 Application 方案 中 采购凭证的可视的归档 章节。