供应商主数据库包括供应一个企业的供应商信息。一个供应商主记录包括供应商名称，地址，还有以下其他内容：
· 向供应商定货时使用的货币
· 付款期间
· 重要的联系人姓名（销售职员）
由于，对财务部门来说，供应商代表了应付帐目，供应商主记录也包括财务信息，例如有关的总帐中的控制帐目（调和帐目）。
因此，供应商主记录同时为财务和采购部门进行维护。本节主要介绍存储在供应商主记录中的采购相关数据的建立，修改，和显示。
在系统中你能够为了支付而输入供应商发票之前，必须给一个供应商提供财务数据。
供应商主数据是如何组织的?
供应商主数据记录的组织与你的企业结构有关。一个供应商主记录氛围三个不同数据领域：
1. 通用数据 在你的集团公司中可以被用于所有公司的数据。通用数据包括例如供应商地址和电话号码和与供应商通讯时使用的语言等。
2. 公司代码数据 大量的财务数据保存在公司代码层次上。这些数据包括，例如，支付交易数据和有关的控制帐目数据。
3. 采购组织数据 特定的采购数据保存在采购组织层次。这些数据包括联系人，交货期等。
“采购组织”层次包括有关批发和零售的下层组织：
–供应商子范围 Vendor sub-range（VSR）
– 工厂
–供应商子范围/工厂
在采购组织可用的数据之外，你可以维护在采购组织层次上是变化的一个特定工厂或供应商的子范围（支付或收入的期间，例如）。
搜索和输出数据是按下列优先顺序实现的：
a. 供应商子范围 – 工厂 – 采购组织
b. 供应商子范围 – 采购组织
c. 工厂 – 采购组织
d. 采购组织
这以为着：
a. 如果数据存在于“供应商子范围 – 工厂 – 采购组织”的最特殊层次，则数据被使用。
b. 如果不存在，系统检查是否数据存在于“供应商子范围 – 采购组织”层次。
c. 如果不存在，系统检查是否数据存在于“工厂 – 采购组织”层次。
d. 如果不存在任何上述数据，系统仅仅使用在采购组织层次上的通用数据。
指定变量数据
如果，例如在零售行业中，你希望为某些场所和供应商子范围进行工作，按下列步骤操作：
1. 在 采购数据 或 伙伴角色（伙伴功能）屏幕，选择 变量数据。。按钮仅仅在一个帐目组允许保持在“供应商子范围”和/或“场所”被选中了时才可以使用。
如果还没有建立变量数据，系统将询问你数据保持层次。现存的层次将被显示。
2. 选择期望的数据保持层次和选择 采购 细节 或 伙伴细节。有关的屏幕出现，输入变量数据然后返回出发点。
帐目组的作用是什么?
当你建立一个供应商主记录时，必须输入帐目组。
帐目组决定了
· 编号分配的类型
· 系统标识分配的供应商的帐目编号范围。
· 是否激活一次性供应商功能。
· 屏幕包括那些字段，那些字段是强制输入的或可选择的。
· 在采购组织下哪个保持层次是允许的（例如，供应商子范围）
· 哪个伙伴决定策略是有效的
一旦供应商主记录被建立了，你就不能再修改他的帐目组。只有你的系统管理员才被授权在例外的情况下这样做。（这可能是必须的，例如，过去没有使用过的一个应用模块开始投入使用）。在这种情况下，过去被禁止的字段在主记录修改是接受数据输入。
供应商主记录是如何编号的?
每个供应商被赋予一个唯一的编号（在财务会计中使用的供应商帐目编号）。你需要这个编号调出主记录以输入采购定单。
编号可以是内部赋予的也可以是外部赋予的。内部编号分配意味着系统自动分配编号，然而外部编号意味着人工输入编号。
当你建立一个供应商主记录时，编号类型分配和编号范围通过帐目组进行规定。
系统确保编号永远是唯一的。当内部分配编号时，系统从一个给定的范围连续地进行分配。当使用外部编号时，也能防止已经使用的编号被重复使用。
一个供应商在所有的公司代码中有同一个帐目编号。