当 MM 模块第一次安装时，物料主记录被建立起来。然后，有责任使用物料主记录数据库的部门就负责维护信息，包括更新。
物料主记录可以被集中地也可以分布在不同部门建立。在后一种情况，例如，采购部门负更新采购数据。同样地，销售数据由销售部门负责维护。
本节介绍物料主记录中的采购数据是无何被输入和修改的。
什么是物料类型?
物料类型标识一个物料的特征，这对财务会计和库存管理是十分重要的。当你建立物料主记录时，要定义一个物料类型。
“原材料“ 和”产成品“是物料类型的例子。在标准的 MM 模块，“原材料”（ROH）表示从外部采购的物料，“产成品”（FERT）表示在工厂制造的物料。
物料类型决定了当物料收入和发出仓库，或者被使用或着被消费时借记或贷记有关财务帐目。它也决定了物料编号是内部分配的还是由用户外部输入分配的。
操作
显示一个物料主记录
1. 要查看一个物料主记录数据，按下列顺序操作。首先从系统菜单中选择 后勤 ® 物料管理 ® 物料主数据。然后选择 物料 ® 显示。
2. 在 物料 字段输入物料编号。如果你不知道物料编号，使用“可能的输入”功能通过匹配码搜索期望的物料。
3. 为匹配码输入选择准则。然后按 Enter 键。按选择准则选择的物料主记录就被显示。
你也可以从采购凭证的项目概貌中显示物料主记录。操作顺序是：从菜单条选择 环境 ® 物料。
显示库存水平
对一个给定物料有两种方法可以显示库存水平；
· 从物料主记录中
当显示物料主记录时，要显示库存水平，选择 环境 ® 库存概貌 。
· 从采购凭证中
当显示采购定单，框架协议，RFQ，或者报价时，对一个选择的项目选择 环境 ® 物料库存 以显示库存概貌屏幕。
建立或维护一个物料主记录（采购）
本节解释如何在一个物料主记录中输入采购数据。
什么时候你建立或维护一个物料主记录?
如果物料要被采购，你必须建立或维护物料主记录。
· 没有在物料主记录数据库中定义的（就是物料没有一条对应的物料主记录）
· 已经在其他工厂定义，但没有在你要发布采购定单的工厂中定义的。
· 已经在当前的工厂中定义，但物料的采购数据还没有被输入的。当一个用户从其他部门（财务，或设计）建立了一个物料主记录，但没有被授权建立与采购有关的数据的情况。
要判断是否一个物料是否已经输入了物料主记录，可以尝试使用“可能的输入“功能。具体操作参阅下面的显示物料 主记录。
前提条件
在建立物料主记录之前，你需要准备下列信息：
· 物料类型和行业领域
· 计量单位，例如基本库存单位，发放单位和定货单位等
· 负责采购该种物料的采购组
· 财务帐目数据，例如评估类，价格控制，标准和移动平均价格等
程序
建立或维护一个物料主数据的程序：：
1. 从系统菜单，首先选择 后勤 ® 物料管理 ® 物料主数据， 然后 物料 ® 建立（通用的）。
2. 如果物料主记录不存在，输入物料被使用的行业领域（例如 m 表示机械工业）。
如果你的企业使用外部物料编号，输入物料编号。
否则，系统自动地分配一个物料编号。
如果物料主记录已经存在了。输入物料编号然后按回车。
然后 选择视图 对话框出现。它包括可能的用户部门清单。
如果一个类似的物料主记录已经存在了，你可以使用它作为参考然后建立一个新的物料主记录。具体操作是，输入参考的物料编号。一个复制参考物料主记录将被显示出来。在这里，你可以做必要的修改。
3. 选择 采购 ，帐目， PO 文本（如果你想输入一个的话）在对话框中，按回车。
4. 在对话框 组织层次/参数文件 中， 输入工厂然后按挥斥。物料主记录的采购屏幕就出现。
如果一个物料的主记录还不存在，输入一个简短描述句子，基本计量单位，物料组，采购物料的采购组。
简短描述被用于在所有采购凭证（包括来自其他部门）标识一个物料。因此，你应该输入一个对其他所有部门都有足够含义的描述。而不应过于简短和只适用于本部门。
5. 为物料输入采购活动特定的信息，例如：
定货单位
如果定货单位不同于基本计量单位，应该在这里输入一个新的计量单位。如果你在这里输入一个值，你同时也必须输入定货单位到基本计量单位的换算因子。
采购组
在这个字段中，输入负责采购该物料的采购组。
采购评估键
评估键定义了采购职能的各种评估关键。例如“提醒”间隔和公差。这个“提醒”间隔以天为单位，并规定在期间之后第一，第二，第三和紧急信件将被发送给供应商以提醒他们关注异常的报价，异常的定单认可，或延期的交货事件。系统自动地产生提醒和紧急信件。
超过的和短少的公差规定了你的公司允许的数量。
在 通用数据 和 外贸数据 中完成有关的设定。
作为评估键的一部分，你也可以设定特定物料的 最小交货数量 和 交货日期标准公差。这些数据也在供应商评估功能中使用。
6. 按 回车 显示采购定单文本屏幕。在这里输入与特定物料的所有采购凭证有关的文字说明。
7. 按 回车 显示帐目数据。输入评估类，价格控制（规定评估是采用移动平均价或标准价）和移动平均价或标准价。然后有关的物料就将按指定的价格进行财务会计记账。
8. 保存物料主记录。