物料主记录数据库（常常简称为 "物料主数据"，包括各种物料的存储在系统中所有数据）包括一个企业采购制造以及储存在仓库的所有描述数据。对企业来说它是物料的核心信息仓库。
所有物料数据集成在一个物料数据库中避免了数据的冗余并允许不仅仅在采购模块中而且在其他模块中使用这些数据（例如：仓库管理，物料计划和控制，发票校验等等）。
物料主数据记录中存储的企业使用的各个物料的描述：
下面列出物料主数据记录中的一些信息类型的例子：
· 帐目
成本/价格的计算信息。例如标准价格，过去和将来的价格，当前的价值等。
· 物料计划和控制
物料需求计划（MRP）和基于消费的计划/库存控制信息。例如：安全库存水平，计划提前期和一个物料的重订购。
· 采购
采购模块为一个物料提供的信息。例如：采购组，超交和欠交公差等等。
· 工程
物料的工程和设计数据。例如： CAD 图纸，主要参数尺寸，和设计规范等。
· 仓储
一个物料的仓库储存信息。例如：发放单位，存储条件和包装尺寸等。
· 预测
关于物料需求预测的信息。例如：物料是如何采购的，预测周期和过去的消费使用数据。
· 销售和分配
有关销售定单和价格的信息。例如：销售价格，最小定单数量，某种物料的负责销售责任部门等。
信息是如何组织的?
物料数据总是组织在同样的层次模式中。在采购的角度看，物料主数据包括下列组织层次：客户，采购组织，工厂和存储位置。
1. 客户 – 通用的数据 – 这个层次包括可以适用于一个集团公司内所有的公司，工厂，仓库的数据。通用的数据的例子有：物料设计的详细数据（例如：CAD图纸）和存储条件（温度范围，物料是否有爆炸性和易腐性）。
2. 工厂 – 这个层次的数据包括在一个特定公司内每个分支机构或工厂使用的数据。采购模块最重要的数据存储在这个层次。例如：一种物料的最大和最小定货数量以及记录水平。你输入工厂字段才可以访问工厂有关的数据。
3. 存储位置 – 这个层次包括对存储位置指定的数据。每个存储位置的库存水平是这种数据的一个例子。你输入工厂和存储位置的字段后可以访问存储位置层次上的数据。
这个数据结构方便了整个企业处理物料有关信息。在物料被用于一个以上的工厂和一个以上存储位置时防止了数据的冗余。
设想同一个金属铸造物料被存储在两个不同位置。这个物料的设计和采购数据是一致的。然而在每个存储位置的仓库水平上的数据是不同的。
物料是如何被编号的?
一个唯一的物料编号被赋予每个物料主记录以标识这个物料。
物料编号可以是内部赋予的也可以是外部赋予的。内部编号分配意味着系统自动给物料分配编号，然而外部物料编号意味着人工给一个物料输入编号。
在你的企业里如果分配外部物料编号，你可以分配给物料的编号有一些限制。在“客户化”工作范围内对编号分配进行定义。
谁可以访问物料主记录?
公司的政策可能限制访问物料主记录。访问限制的目的是防止没有授权的用户修改物料主记录数据。一般来说，采购者可以看所有的物料数据，但通常只能允许修改采购数据。同样道理，物料计划或库存控制人员通常只允许修改与计划和控制有关的数据。
可以集中控制特定的用户有授权修改数据。这意味着他们被授权输入和修改在物料主记录，包括采购数据。
如果你想知道在你的公司内访问限制是符合起作用的，和你的系统管理员联系。