定义
一个采购凭证是一个采购模块用于采购物料或服务的手段。
下面是在标准 SAP 中可以使用的不同采购凭证。
报价请求（RFQ）
传输给潜在供应商的要求采购物料或服务的报价请求。
报价
包括用于供应商的提出的价格和条件等，是选择供应商选择的基础。
采购定单（PO）
给一个供应商（外部供应者）的采购实体的请求或说明，要求供应商提供特定的物料或履行特定的服务，以完成采购交易。
合同
在 SAP 采购模块中，一种“框架协议”的类型，或者长期购买协议。合同是在一个特定期间内从一个供应商采购特定的物料或服务的承诺。
日程表协议
另外一种 "框架协议"， 一个交货时间表指定的采购数量，交货日期，和可能的时间误差。
物料或服务的需求可以用 采购请求的方式报告给采购模块。
结构
每个采购凭证都可以分为两个主要部分：标题和项目。
每个凭证包括一个标题和一系列项目。
标题包括与整个凭证有关的信息。项目指定了要采购的物料或服务。例如：有关供应商和凭证编号信息包括在凭证标题，物料和定货数量在每个项目中描述。
附加数据提供项目的特别信息，并不直接与项目采购数据联系。附加数据包括，例如，科目分配数据（成本中心和总帐科目）和一个项目的采购定单历史 -- 有关项目的已经记录的货物和接收的发票等。
在采购凭证中的每个项目表示一个单位的采购。采购操作（包括请求，定货和后续的程序）发生在与项目特定的基础上。
采购凭证是如何分类的?
采购凭证在SAP系统中通过凭证类型进行区分。这就决定了，例如，有关的编号范围和处于维护目的要提供那些字段。当你建立一个采购凭证时，有关的凭证类型具有缺省值。
例如：凭证类型有RFQs，采购定单，合同等。标准SAP系统包括摸凭证类型。然而，你的企业可以定义自己的凭证类型。
采购凭证是如何编号的?
每个凭证都被分配一个唯一的编号。（注意：编号也可以是字符，下面将介绍）这个编号可以是内部的也可以是外部的，随你的企业政策而定。内部编号分配意味着系统自动分配编号。外部编号意味着必须由人工输入。
字符书记分配编号仅仅在下列情况是可能的。