只有当余额为零时一个发票才可以被记帐。如果余额不为零，确定它的原因 并对个别项目进行修改是非常费时间的。因此，如果借方和贷方之间只有 一点差额，你可以输入一个新的项目来清除这一差别。
对一些小的差额这一步骤可以自动进行。在发票检验的定制系统中你可以 为微小差额指定一个允许的限额；如果差额在允许限额之内，系统自动生成 一个记帐行，它将差额记入一个非运行性支出或收入帐户。
你订购了1公斤物料，成本为$10.87.你收到的收据含有以下误差：
1 KG 物料 SE-1000 = 10.78
当收入发票时，你在供应商屏幕输入10.78。你可以在订单项目 的选择屏幕上将建议的值从10.87 改为10.78(请参见 价格差异)。 但是，这会对价格的更新有影响。如果你不希望发生这种影响，你 必须在凭证一览屏幕处理0.09的差额。系统自动地在凭证中生成 一个能够清算该差额的记帐行。
系统自动生成的行将差额记入到一个为微小差额设置的支出帐户。这样，余额 变为零，凭证可以被记帐。
如果你在输入有关税的信息时选择了字段 计算税 ，系统就不能自动 清除 微小差额了。当一个小的余额出现时，系统不会自动产生一个 记帐行，但是会发出一个关于该余额的出错信息。