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在发票校验中－就象在其它应用中－SAP系统经常需要读入存储的数据， 在需要时可以修改这些数据，或加入新的信息。

根据信息种类，数据被存入SAP系统的不同的主记录中（如物料主记录或供应商 主记录）。数据的中心存储避免了数据的冗余。它还保证了来自不同部门 （物料 需求计划，采购，库存管理，质量管理和发票校验）及时更新的信息在任何 时候都可以被其它部门得到。

发票校验需要的关键数据是:

·   主数据

·   事务数据

如果一个发票含有现金折扣和税，由于不考虑现金折扣，该发票将记入比应该 记入的更多的税。不管该发票记帐一个毛值或一个净值它都将发生。会计支付 之后，税值自动被调整，即，现金折扣的税被记入进项税帐户。

主数据

主数据是关于SAP系统中的对象的永久数据，如物料。每个对象都有一个可以 在系统中被鉴别的唯一 的序号。

物料数据

物料数据反映公司购买或生产的物料的信息。它包括物料号，物料名称，度量 单位，存储日期，超量供应和供应短缺的范围，催付代码，价格控制数据和价 格。物料数据由物料管理领域的不同部门共同维护。

供应商数据

供应商数据提供与公司往来的供应者的信息。供应商数据包含地址，银行数据， 可能还有银行总部的名称，供应商使用的货币，以及支付和送货条款。 供应商数据由采购和会计部门维护。

会计数据

会计数据被用来定义总帐帐户。它包括帐户名称，帐户类型，

帐户管理使用的货币，有关一个帐户是否可被直接记帐以及

它被分配到那个财务预算的信息。会计数据在财务会计模块维护。

事务数据

事务数据记录SAP系统中的事务和事件。任何时候，当你记帐一个采购订单， 供货时间协议，收货，或分配时，系统都自动生成一个凭证。一个事务凭证的 数据取决于事务归属的应用领域。每一个凭证有一个凭证号，通过该凭证号它 可以被明确地辨别出。

采购凭证

一个采购凭证包含的信息有：供应商序号，采购订单日期，发货条款，物料号 和订单数量。

物料凭证

当收货被记帐时，一个物料凭证被生成。它包含记帐日期，发货的数量，可能 还包括收货应参考的发货单号和采购订单号。物料凭证记录了数量的改变。

会计凭证

当一个估价的收货和一个分配被记帐时，一个会计凭证将被生成。它包含了详细 的个别记帐的信息，如会计帐号，记帐代码和数量。会计凭证以数值形式记录 变化。