物料需求计划的主要功能是保证物料的可用量，即它被用于为内部目的以及销售和分销而采购或生产需求数量。这个过程包含库存监控，特别是用于采购和生产的订货建议。
在这个过程中，系统试图达到一方面服务层次最优化但同时在另一方面成本和资金占用最小化之间的平衡。
MRP控制者负责所有作业：指定类型，数量和需求时间，他也必须计算何时为订货建议创建多少数量以满足这些需求。为了计算数量他需要知道库存、库存预留和库存订单的所有信息，为了计算日期他也需要知道提前期和采购时间的信息。为了计算订货建议，MRP控制者必须为每个物料定义适当的MRP过程和批量过程。
供应链开始于销售、分销和需求管理。在销售和分销中，包含实际客户需求的销售订单直接从市场获得。在需求管理中，通过销售预测销售被提前计划。用此信息创建的计划独立需求（即对成品、部件、可贸易的货物和替代零部件的需求）触发物料需求计划。为了满足这些需求，你必须计算重订货数量和日期以及对应的采购元素。在计划运行中该采购元素是计划订单，或对于外部采购，是请购单。这两个采购元素是内部计划元素，它可以在任何时候被更改、重计划或删除。
如果一个物料是自制的，系统通过展开BOM来计算相关需求，或生产成品或部件所需的组件数量。如果存在物料短缺，在每个BOM层创建计划订单以满足需求。
一旦系统完成计算数量和日期，这些计划元素、采购元素就被转换成准确的采购元素：它们被转换成自制的生产订单和外部采购的采购订单。
自制物料的订单处理通过生产订单控制。生产订单包含它自己的排产过程，能力计划和状态管理。通过单个生产订单来执行成本会计。
外部采购的物料触发采购过程。在这种情况下，你必须选择合适的供应商，或必须提出草案协议。
通过生产或外部采购而可用的数量被放置在库存中并通过库存管理进行管理。
物料需求计划的目的是确保正确的物料能及时和在所需的数量上是可用的。在R/3系统中计划运行有两个主要目的：
保证物料的可用量并同时避免过量的库存。
为了确定物料短缺的情况并在计划运行中创建合适的采购元素-这意味MRP控制者必须在物料的例程监控中花较少的时间。为此，系统创建注意以通知MRP控制者关键部分和例外情况，以便他能迅速地再处理自动计划运行的结果。