计划是对未来行动的安排,其具体形式多种多样。人们可能对诸如一个新工厂的建设计划、一种新产品的开发计划等计划形式比较熟悉,但实际上计划还可能表现为其他各种形式,如目标、使命、政策、规则等。一般地,我们可以将计划看做是一个由上至下的层次结构,它由如下几部分组成:
1.目的或使命。 任何组织的存在都有其目的或使命。如一所大学的目的或使命起为了培养人才和研究学问,医院的目的或使命是为了救死扶伤,而一个工商企业的使命或目的则是向社会提供有经济价值的商品或服务。任何一个组织或企业只有搞清楚了自己存在的目的或使命,才能够确立其奋斗的目标。要正确解答这个目的或使命问题,首先必须明确谁是本企业的顾客,这些顾客所期望的是什么。应当说,社会上的每一个组织都应当知道自己的顾客是谁,自己是在为谁生产。惟有如此,它才不负其使命。
2.目标。 目标是企业生产经营活动所要达到的结果。它既是计划的终点,也是组织工作、领导工作以及控制工作的结果。企业的总目标是最基本的计划,企业的各个部门也各有其目标。目标的性质以及目标与计划工作的关系将在后面讨论,在这里所要强调的是,无论是企业的总目标,还是各种具体目标,它们都是计划的形式之一。确定目标的方法和进行其他形式的计划所采用的工作方法基本上是一致的。例如,企业在一定时期内的销售目标不能单靠主观愿望和猜测来确定,而必须根据企业的总目标和企业所面临的内外部环境来决定。
3.策略或战略。 军事上的策略常常取决于敌人的行动,因此,策略这个词始终含有对抗的意思。在管理上,策略或战略通常是表示一种总的行动方案,指为实现总目标而做的重点部署和资源安排。策略为企业的经营活动指明了方向,尽管它并不是确切地说明企业应当如何去实现其目标,而是对企业的经营思想和行动起到指导的作用。策略实际上是一种复合性的计划形式,一项策略往往是目标、政策和各种方案的综合。
4.政策。 政策是决策的指南,它规定了行动的方向和界限。政策是组织活动中必不可少的,它使各级主管人员在决策时有一个明确的思考范围,同时也有利于统一和协调组织成员之间的思想和行动。政策允许管理人员有斟酌裁量的自由,它是一种鼓励自由处置问题和进取精神的手段,尽管其自由处置的权限也有一定的限度。企业为了确保其目标实现,应当尽量保证其政策具有一贯性和完整性。
5.程序。 程序是对所要进行的活动规定的时间顺序,它规定了如何处理未来活动的例行方法。通常,程序说明了进行某种活动或完成某项工作的方法、时间、承担人员及所需要的资金、工具等。人们常常将反复出现的业务编制出程序,一旦该项业务再次出现便可依例而行。程序规定了如何采取行动,而不是说明如何思考问题。通过对例行活动制订程序,可使管理人员将注意力集中于例外事情上。组织中的程序多种多样,如采购程序、请假程序、费用报销程序等都是。
6.规则。规则可以说是一种最简单的计划,它规定按照一定的情况,采取或不采取某一特定的行动。从一定意义上说,程序可以看作是由一系列的规则所组成的。就其本质而言,规则和程序旨在抑制思考,所以往往用于不希望人们自由行动的场合。规则和政策是不一样的,政策的目的在于指导人们决策,留有自由裁量的余地;而规则尽管也起着指导的作用,但不允许人们自由行动。
7.规划。方案是一种综合性的计划,它包括了为实施既定方针所必须的目标、政策、程序、规则、任务委派、资源安排以及其他要素。方案也有多种多样,在实践中既有像航空公司开辟新航线那样的大型规划方案,也存在着诸如某小企业的车间主任为了提高工人士气而编制的一般方案。
一个主要的方案的实施可能要有许多的派生计划来支持。各种计划之间必须相互配合、彼此协调,否则会因为任何一部分的差错而导致主要规划或项目方案的延误和挫折,造成时间和金钱上的损失。
8.预算。预算是用数字来表示预期结果的一种计划。它既可以用货币来表示,也可以用诸如工时、机时、产品单位或任何用数字表示的其他指标来表示。虽说预算也是一种控制手段,但预算的制订显然属于计划工作的内容。预算可以迫使企业事先对预期的现金周转量、费用和收入、工时或机时的利用等进行数字上的整理。预算工作的主要优点就是:它促使人们去作计划,同时,由于预算必须要用数字来表示,所以它又有利于促使计划工作做得很仔细和确实。