首先需要说明：某商品某时刻的库存状况描述为：库存数量/库存金额
1． 负库存的来源
案例：
当帐面库存为10/500 时，假设又进了一批货，货已经进库，但进货单尚未传到录入员的手里。这时，录入员又已经收到了一张该商品的最新销售出库单，销售数量为30。录入该销售单后，库存结果将为：-20/-1000 。
以上结果我们比较容易理解：该商品库存均价为500/10=50，库存数量为-20时，库存金额为-20*50 = -1000，非常合乎自然。
2）负库存将可能出现的“初级怪现象”
以-20/-1000为基础，面对下面9种不同的进货，必然出现9种不同的结果，其中6种为“不正常”：
| | 进货前的 库存量/额 | 进货情况 （数量*进货单价） | 进货后的库存量/额 | 备注 |
| 1. | -20/-1000 | 20*60 | 0/正数，（0/200） | |
| 2. | -20/-1000 | 20*40 | 0/负数，（0/-200） | |
| 3. | -20/-1000 | 20*50 | 0/0， | 正常 |
| 4. | -20/-1000 | 10*120 | 负数/正数，（-10/200） | |
| 5. | -20/-1000 | 10*100 | 负数/0，（-10/0） | |
| 6. | -20/-1000 | 10*50 | 负数/负数，-10/-500 | 正常 |
| 7. | -20/-1000 | 25*50 | 正数/正数，5/250 | 正常 |
| 8. | -20/-1000 | 25*30 | 正数/负数，（5/-250） | |
| 9. | -20/-1000 | 25*40 | 正数/0，（5/0） | |
3）在负库存“初级怪现象”上出现的“更怪的现象”
在“初级怪现象”上，负库存实际上已经没办法“合理处理”了。我们以上面例子中的第8种情况5/-250为例：
在5/-250的库存情况下，假设我们有业务：销售量=1，单价=300。对此，大家容易想到的销售成本核算至少有2种算法，我们分别来看看：
方法1：
（这也是《管家婆》软件采用的算法）成本为 -250/50= -50，销售后库存金额=-250-（-50）= -200。
结果为：4/-200，看起来似乎合理。
但是，上述结果也不太“合理”。解释这一道理，需要读者具备一定的会计复式记帐知识（或数学基础），从销售利润分析的角度切入：
先看一个正常的正库存情况，比如在5/250情况，销售1*300后，库存将为4/200，库存变化为（250-200=50），库存金额减少了50，本笔销售的毛利为300-50=250元，合理！
但在本案例中，库存成本变化为-250-（-200）= -50，根据会计复式记帐的基本原理，为保持借待平衡，本笔的销售毛利将为300-（-50）=350元（参照下面的通俗解释），比销售价还高。即会出现“送给别人也有利润”的怪事。
| 解释：销售毛利为何是300-（-50）=350？ 比如，您的企业现在的全部资产状况为《现金1000，某商品库存5/-250》=750；现在作了笔销售，销售量为1，单价为300，并现金收到销售货款300；按这里的成本核算法，销售出库后，您的全部资产状况为《现金1300，某商品库存4/-200》=1100，销售前后的资产差价为1100-750=350。显然，这350元的资产变化从何而来呢？显然，只能是在这笔销售行为中产生的，即可能是、也只能是本笔业务的销售毛利。 |
所以，本结果显然不“合理”，但非常严谨、准确。之所以不合理，是因为我们在此前先作了不合理的前因，才会有此不合理的后果。对此，我们戏称“父债子还”。这种现象，好比爱因斯坦的相对论，在光速时空中，各种我们常见的物理现象将“变怪”。
方法2：
成本为（5/-250）的绝对值 = +50，销售后库存金额= -250-（50）= -300。结果为：4/-300
在这种情况下，销售后库存金额变化为-250-（-300） = +50，如果销售为1*单价300，本笔销售毛利将为300-50=250。好了，利润似乎合理了。
但是，另外的怪事又来了。在4/-300下，我们继续作销售1*300，按此成本算法，销售成本为（-300/4=-75）的绝对值=75，库存结果将为3/-375；如果再作销售2*300，销售成本将为2*（-375/3）的绝对值=250，库存结果将为1/-625。
而且，如果我们是在5/-250的情况下，一次销售4个，单价=300，按照此算法的原理，成本将为+200，库存结果为1/450。与上述分几次销售的结果居然不一样。
显然，这种算法更不“合理”。
4）出现负上述现象后，怎么办？
1． 尽量避免使用负库存，尤其是进价变化快的商品。否则，出现复杂的负库存现象，几乎是必然；
2． 对于已经出现的负库存现象，建议尽量采用其他“变通”手段，一次性消除负库存隐患。比如：
| | 进货后的库存量/额 | 一次性消灭法 |
| 1． | 0/正数，（0/200） | 先做一个报溢单，然后再作一个同量的报损单 |
| 2． | 0/负数，（0/-200） | 先做一个报溢单，然后再作一个同量的报损单 |
| 3． | 0/0， | 合理 |
| 4． | 负数/正数，（-10/200） | 先做一个报溢单，数量=n+1； 做调价单，数量=1、单价=120； 然后再作一个报损单，数量=n+1 |
| 5． | 负数/0，（-10/0） | 先做一个进货单，数量=n+1、单价=100， 做调价单，数量=1、单价=100； 再做一个销售单，数量=n+1、单价=100； |
| 6． | 负数/负数，-10/-500 | 合理 |
| 7． | 正数/正数，5/250 | 合理 |
| 8． | 正数/负数，（5/-250） | 用“调价单”，成本价设为正数 |
| 9． | 正数/0，（5/0） | 假设当前库存量为n, 我们希望设定的新成本价为p.先计算出 x= （n+1）* p ；然后， n 作一笔进货单，数量=1，单价= x n 再作一笔销售单，数量=1 ，单价=x |
5）如何理解负库存现象？
由上可以看出，“怪”现象的出现，是因为进货价格与原库存价格差别大而造成的。其原因可以通俗的理解为：当某笔销售将导致负库存时，本笔销售的的所有出库商品必须要核算出出库成本，包括负库存的那部分。但是，因为这种违背常理的“先卖后进”，其负库存所对应的进货单价是在后来发生而不可预测，所以，该负库存的单价，只能以现有的数据为基础作“估价”。这样，一旦事后该商品的真实进价不同于“估价”，前面的销售单实际上已经是“提前挪用”了部分差价，实际上是在“补贴”前面的误差。